/
Управление торговым предприятием для Украины /
Планирование

Точка заказа

Концепция. При планировании количества товара есть возможность использовать «Точку заказа».

При определении количества товаров для заказа на точке заказа используются:

• количество товаров точки заказа;
• «минимальный страховой запас»;
• текущие остатки товаров на складах;
• ожидаемые поступления по заказам поставщиков.

Количество заказа товара может быть задано вручную или рассчитано автоматически с использованием данных:

• по закупкам, которые были сделаны за указанный период;
• по продажам, которые были проведены в период, указанный в документе.

Для получения расчетов количества товаров, учитывая текущие складские остатки и ожидаемые поступления товаров по заказам поставщикам, формируется отчет «Анализ точки заказа».

Документ «Установка значений точки заказа»

Документ использует 4 способа определения значений точки:

Фиксированный - Информация вводится вручную → и о точке заказа и страховом запасе . По каждому товару вводится количество товара, которое необходимо заказать и сколько товаров должно всегда храниться на складе.

Для остальных способов данные о размере точки заказа и о страховом запасе не вводятся, а рассчитываются автоматически.

Средний размер партии - Документ автоматически рассчитает точку заказа, используя данные о проведенных закупках товаров за указанный в документе период анализа → рассчитается средний размер партий закупок. В графу % значения точки заказа и % страхового запаса можно изменить эти данные на %. В графы «Дата нач.» и «Дата кон.» пользователь заносит данные о периоде анализа закупок.

Оптимальный размер заказа - Документ автоматически рассчитает точку заказа, используя данные о проведенных продажах товаров за анализируемый период.

Не контролировать.- Если по определенному наименованию номенклатуры не надо контролировать точку заказа.

/
Планирование

Управление запасами по точке заказа

Метод управления запасами по точке заказа применяется для поддержания оптимального уровня запасов, используется при планировании закупок и формировании заказов поставщикам.

Метод рекомендуется использовать для номенклатуры со стабильным спросом, которая всегда должна быть в наличии в количестве, необходимом для бесперебойной работы. Использование метода для дорогих товаров с единичными продажами или при нестабильном спросе не эффективно.

Метод основан на расчете значения точки заказа - минимального уровня складского запаса , необходимого для бесперебойной работы.

Для определения значения точки заказа предназначен документ "Установка значений точки заказа" .

Этот документ предназначен также для расчета страхового запаса - минимального запаса, предназначенного для обеспечения непрерывного процесса производства и/или продаж в случае непредвиденных обстоятельств (например, в связи с перевыполнением плана продаж или в случаях возможных задержек товаров в пути при доставке от поставщиков). Расчет этого показателя не является обязательным и проводится по усмотрению пользователя .

Расчет значения точки заказа и страхового запаса проводится по данным управленческого учета.

Дата документа - это дата, начиная с которой данные, установленные в документе, используются при расчете значения точки заказа и страхового запаса. Если требуется установить новые значения точки заказа и страхового запаса, следует создать новый документ "Установка значений точки заказа". При этом датой документа может быть установлена не только текущая дата, но и более поздняя, с которой требуется выполнять расчет новых значений точки заказа.

В поле "Подразделение" при необходимости указывается подразделение, для номенклатуры которого устанавливается значение точки заказа. Эта информация является справочной.

Разные значения точки заказа и страхового запаса для одной и той же номенклатуры на одну дату можно установить для разных складов и/или характеристик номенклатуры. Для этого следует указать необходимые значения в колонках "Склад" и " Характеристика номенклатуры ". При этом нельзя установить для одной позиции номенклатуры на одну дату разные значения точки заказа и страхового запаса для разных подразделений, если будет указан один и тот же склад или одинаковая характеристика.

Остальные реквизиты документа рассмотрим далее при описании порядка расчета значения точки заказа и страхового запаса.

Значение точки заказа и страхового запаса определяется одним их трех способов, который указывается в колонке "Способ определения" для каждой номенклатурной позиции:

1. Фиксированная

Значение точки заказа и величина страхового запаса устанавливаются пользователем вручную в соответствующих колонках "Значение точки заказа" и "Страховой запас". Обязательным для заполнения является только колонка"Значение точки заказа".

2. Средний размер партии

Расчет значения точки заказа и величины страхового запаса проводится по данным регистра накопления "Закупки", поэтому данный способ рекомендуется использовать для номенклатуры, предназначенной для использования в производстве.

Обязательными для заполнения являются колонки "% значения точки заказа", "Дата нач." и "Дата кон.". В колонках "Дата нач." и "Дата кон." устанавливается начальная и конечная дата периода, за который будет рассчитываться средний размер партии закупок. В колонке "% значения точки заказа" устанавливается, сколько процентов составляет значение точки заказа от среднего размера партии. Чтобы рассчитать величину страхового запаса, следует заполнить колонку "% страхового запаса".

Средний размер партии за установленный период времени рассчитывается следующим образом:

(количество купленного товара за период - возвраты поставщикам) / количество партий за период

При этом количество партий за период равно количеству документов, отражающих поступление товаров.

Значение точки заказа равно:

средний размер партии х процент значения точки заказа

Величина страхового запаса рассчитывается аналогично:

средний размер партии х процент страхового запаса

3. Оптимальный размер заказа

Расчет значения точки заказа и величины страхового запаса проводится по данным регистра накопления "Продажи", поэтому данный способ следует использовать для номенклатуры, предназначенной для реализации. Способ рекомендуется использовать для часто покупаемых и продаваемых товаров, так как он основан на расчете средней дневной продажи за установленный период.

Обязательными для заполнения являются колонки "Дата нач." и "Дата кон.", в которых устанавливается начальная и конечная дата периода, за который будет рассчитываться показатель средней дневной продажи.

Показатель средней дневной продажи равен:

(количество проданного товара за период - возвраты от покупателей) / количество дней в периоде

Значение точки заказа равно:

средняя дневная продажа х срок выполнения заказа основным поставщиком, в днях

Страховой запас равен:

(максимальная продажа за период - средняя дневная продажа) х срок выполнения заказа основным поставщиком, в днях

Срок выполнения заказа определяется из справочника "Контрагенты". Если для элемента номенклатуры не установлен основной поставщик или для поставщика не установлен срок выполнения заказа, то считается, что срок выполнения заказа равен одному дню.

Значение "Не контролировать" в колонке "Способ определения" используется для отмены контроля значения точки заказа, установленного ранее для какой-либо номенклатуры. Эта номенклатура не будет больше выводиться в отчете "Анализ точки заказа".

После заполнения и проведения документа "Установка значений точки заказа" (или нескольких документов) можно сформировать отчет "Анализ точки заказа" . Отчет предназначен для анализа и планирования закупок на дату формирования отчета (указывается в поле "На дату"). Если дата не указана, то датой формирования отчета считается текущая дата.

В отчете представлены следующие показатели:

Значение точки заказа - рассчитанное или фиксированное значение точки заказа согласно установленных в документе "Установка значений точки заказа" данных (см. выше)

Точка заказа (англ. Reorder Point ) или момент возобновления заказа является таким уровнем складских остатков, когда должен быть размещен новый заказ на поставку для пополнения запасов. Другими словами, это остаток на складе, который является достаточным для обеспечения бесперебойного производства до того момента, пока не проступит новая партия поставки.

Формула

Методика расчета точки заказа зависит от следующих факторов:

• наличие страхового запаса;
• равномерности потребления запасов.

Если предприятие не формирует страховой запас, а их потребление является равномерным, формула расчета момента возобновления заказа выглядит следующим образом:

При условии неравномерного потребления сырья и материалов становится необходимым поддержание страхового запаса, который играет роль буфера. В этом случае формула точки заказа трансформируется следующим образом:

Если запасы потребляются неравномерно, а страховой запас не формируется, вместо среднедневного расход рекомендуется использовать максимальный расход.

Пример расчета точки заказа

Пример 1

ООО «Стилтрейд» занимается розничной продажей стального проката. Среднедневной объем продаж стальной арматуры составляет 25 тонн. При этом продажи осуществляются равномерно, а время исполнения заказа составляет 7 дней. По этой причине менеджмент компании отказался от поддержания страхового запаса арматуры в пользу снижения потребности в оборотных средствах.

В этом случае точка заказа составит 175 тонн.

25 × 7 = 175 тонн

Пример 2

Предположим, что для ООО «Стилтрейд» характерны неравномерные продажи:

• минимальный дневной объем продаж 15 тонн;
• среднедневной объем продаж 25 тонн;
• максимальный дневной объем продаж 40 тонн.

При этом время исполнения заказа составляет 7 дней, а менеджмент компании отказался от поддержания страхового запаса. В этом случае для расчета момента возобновления заказа следует использовать максимальный дневной расход вместо среднего.

40 × 7 = 280 тонн

Как можно видеть, неравномерность потребления запасов вынуждает компанию поддерживать более высокие остатки, чтобы обеспечить бесперебойные продажи арматуры.

Пример 3

Предположим, что менеджмент ООО «Стилтрейд» принял решение о формирование страхового запаса, который покрывает 3 дня среднедневного потребления. Рассмотрим условие Примера 2.

В этом случае точка заказа будет равна 250 тоннам.

25 × 7 + 25 × 3 = 250 тонн

Как мы можем видеть, формирование страхового запаса позволяет поддерживать меньшие складские остатки и тем самым снизить потребность в оборотных средствах.

График

Как мы могли убедиться, момент возобновления заказа сильно зависит от времени его исполнения. Чем больше его продолжительность, тем ранее должен быть размещен новый заказ. Схематически цикл размещения заказа представлен на графике ниже.

Максимальный остаток на складе будет равен сумме партии поставки и страхового запаса. В момент, когда остаток опускается до точки заказа, размещается новый заказ. Этот остаток необходим для поддержания бесперебойной деятельности на время исполнения заказа. В момент, когда остаток достигнет минимального уровня, равного страховому запасу, должна поступить новая партия поставки, что пополнит склад до максимального уровня. На этом цикл заказа завершается.

При этом формирование страхового запаса необходимо как для компенсации более высокого потребления запасов, так и для задержек поставок.

Одним из важных вопросов, возникающих при проектировании системы товароснабжения розничной торговой сети, является определение момента, в который нужно пополнять имеющиеся запасы товаров, чтобы не доп пустить перебоев в торговле. Для этого также рекомендуется использовать теорию управления запасами, в которой учитывается, что запас товаров в предприятии торговли (например в магазине) должен стекла даться из двух частей - текущего запаса, который должен расходоваться на покрытие спроса покупателей, и страхового запаса, необходимого для обеспечения продажи товаров в случае возможных задержек пополнения запасе в. При этом в такой системе для бесперебойности продажи товаров осуществляется пополнение товарных запасов путем завоза следующей партии товаров, заказ на которую нужно подавать в момент, когда п окруженный запас товаров приобретает своего минимального значения (так называемая точка заказая).

Точка заказа - это размер запаса, при котором подается заказ на завоз товара. Точка заказа определяется количеством товара, которая может быть реализована в течение времени, соответствует интервалу выполнения заказая.

При определении размера точки заказа следует учесть, что все многообразие систем управления запасами можно свести к трем основным типам, которые различаются между собой принципами пополнения запасов и способами обработки формации

Система с фиксированным размером заказа;

Система с постоянным уровнем запаса (с фиксированным интервалом заказа);

Система с фиксированным размером заказа и нижней границей размера запаса (так называемой Ss - система, или система двух бункеров)

простой (классической) системой управления запасами является система с фиксированным размером заказа работы этой системы заключается в том, что размер заказа является постоянной величиной (определяемой по формуле. Уилсона), а повторный заказ подается при уменьшении имеющихся запасов до определенного критического значения точки заказа. В такой системе момент подачи заявки (точка заказа) определяется с а формулойю:

а средний размер запасов составляет:

Графическое изображение типового процесса в системе с фиксированным размером заказа приведено на рис 97

. Рис 97. Типовая процесс в системе с фиксированным размером заказа: J - имеющиеся запасы, ед; t - время; 5-переменная интенсивность расходования запаса (соответствует объемам среднедневной реализации товаров). В - резе ервний запас; J-средний уровень запасов, и - момент подачи заявки, L - время доставки заказаення

Графическое изображение точки заказа и среднего размера запаса в модели с фиксированным размером заказа приведено на рис 98

. Рис 98. Точка заказа и средний размер запаса в модели с фиксированным размером заказа

Работа по этой системе связана с необходимостью ведения ежедневного учета запасов по каждому товару время для магазинов более удобной и традиционно используемой является система интервальной проверки запасов (в конце рабочей недели, во время пересменки бригад и т.д.). При этом расчет точки заказа можно проводить по видоизмененной формулею:

где и-интервал между проверками запасов

Система с постоянным уровнем запасов характеризуется тем, что в ней через определенные определенные интервалы времени проводится проверка состояния запасов, и если после предыдущей проверки часть товаров было реал лизированной, то подается заявка на пополнение запаса, размер которого Q соответствует разности между максимальным запасом. М, к которому осуществляется пополнение запасов, и фактическим размером запаса в момент пе верку J.

Максимальный размер запаса в этой системе определяется по формуле:

а средний размер запаса - по формуле:

Графически работу системы с постоянным уровнем запаса отражено на рис 99

. Рис 99. Графическая интерпретация работы системы управления запасами с постоянным уровнем запаса (с фиксированным интервалом времени подачи заказа)

М-максимальный уровень запасов, от. В - резервный запас, от, и, 2,3 - размер заказа, ед; J - уровень запаса, от, и-продолжительность времени между проверками, дн; L - время доставки заказа, ; п - количество единиц товар товару

Система с фиксированным размером заказа и нижней границей размера запаса (система двух бункеров) - это система с постоянным размером заказа, в которой установлен нижний предел уровня запаса (пороговый запас с). Фактически эта система является сочетанием системы с фиксированным размером заказа и системы с постоянным уровнем заказа. При этой системе устанавливается максимальный уровень запаса. М и проводится расчет к точки заказа. Для расчета этих параметров используются формулыли:

Заказ подается в момент уменьшения запаса до порогового уровня (точки заказа); вместе с тем запас после подачи заявки продолжает расходоваться, поскольку заказанный товар завозится не сразу, а через определенный период, времени. Поэтому размер заказа должен определяться так, чтобы в нормальной ситуации за время выполнения заказа запас не опустился ниже страхового если не предсказуемо возр ьшиться спрос или же будет допущена задержка завоз следующей партии, то спрос должен удовлетворяться за счет страхового фондасу.

Эта система довольно часто называют системой двух бункеров, поскольку запас якобы хранится в двух бункерах - рабочем и резервном. Сначала спрос удовлетворяется за счет запасов рабочего бункера. Момент окончания запасов в нем есть точкой заказа, в которой поставщику полаеться заказ на пополнение запаса партией фиксированного размера. В настоящее время для удовлетворения используются запасы второго (резервного) бункера. В момент завоза следующей партии в этом бункере должен оставаться запас в размере, не меньше страховой. Получены товары расходуются сначала на пополнение резерв ного бункера, а затем их остаток используется для заполнения рабочего бункернкера.

Каждая из рассмотренных систем управления запасами может быть использована для оптимизации параметров товароснабжения с учетом характера спроса на товар, форм учета состояния запасов, уровня затрат управл ления запасами и др.. Вместе с тем независимо от выбранной системы управления запасами в основу создания эффективной системы товароснабжения розничной торговой сети должен быть заложен принцип непрерывного обновления и регулирование товарных запасов у магазинах.

Планирование закупок, производства и продаж в 1С:Предприятие 8 Гартвич А В

ГЛАВА 8. Планирование по точке заказа

Планирование по точке заказа - это альтернативный метод планирования укрупненного бизнес-процесса закупки.

Данный метод планирования использовался задолго до появления компьютеров. А в наше время этот метод реализуется автоматизированными системами управления, в том числе конфигурацией «Управление производственным предприятием».

Принципы планирования по точке заказа

Метод не определяет объемы поставок материалов и комплектующих по планируемым объемам продаж или производства. Поставки планируются только по данным об остатках на складах предприятия, а также о темпах расхода запасов материалов и комплектующих.

В простейшем варианте метод реализуется следующим образом: поставщику заказывается стандартная партия материалов или комплектующих, как только они заканчиваются на складе. Объем заказываемой партии определяется из соображений минимизации суммарных затрат на Доставку и последующее хранение, приходящихся на одну позицию номенклатуры (слишком маленькие партии невыгодно возить, а слишком большие партии приходится подолгу хранить, что тоже невыгодно).

Недостаток простейшего варианта - образуются периоды отсутствия материалов и комплектующих, что может приводить к остановкам производства.

Указанный недостаток отчасти устраняется в усовершенствованном варианте метода планирования по точке заказа. В этом варианте измеряется темп расхода материалов, а заказ на новую поставку делается не тогда, когда запасы материалов совсем закончились, а когда уровень запасов упал до так называемой точки заказа.

Точка заказа - это такой уровень запасов, которого хватит ровно на время новой поставки материалов или комплектующих при среднем темпе их расхода.

Однако данный вариант не учитывает случайных изменений темпов потребления материалов и комплектующих. Поэтому в случае непредсказуемого увеличения темпов потребления возможен период отсутствия материалов. (Если при управлении снабжением не использовать информацию о планируемых изменениях производственной программы, то соответствующие изменения потребления материалов и комплектующих будут выглядеть непредсказуемыми и случайными).

Чтобы обезопасить предприятие от таких ситуаций, величину точки заказа повышают на некоторую величину - страховой запас.

В результате использования страхового запаса при определении момента поставки уровень запасов повышается.

Разумный размер страхового запаса обеспечивает бесперебойное снабжение производства в условиях изменения производственной программы.

Страховой запас необходим при нестабильных поставках, когда время поставки также является непредсказуемой величиной.

Установка точки заказа

Для управления значениями точки заказа в конфигурации «Управление производственным предприятием» предназначен документ «Установка значений точки заказа».

При заполнении табличной части документа для каждой позиции номенклатуры можно использовать один из трех способов формирования значения точки заказа (выбирается в графе «Способ определения»),

Фиксированная. Размер точки заказа и страхового запаса рассчитывается пользователем. Результаты расчета вводятся вручную в реквизиты «Значение точки заказа» и «Страховой запас».

Средний размер партии. Данный способ устанавливает правило расчета точки заказа и страхового запаса. Значения будут определяться автоматически как пропорциональные среднему размеру партии закупки. Пропорции указываются в полях «% значения точки заказа» и «% страхового запаса». Средний размер партии будет определяться за период, ограниченный значениями полей «Дата нач.» и «Дата кон.». Данный способ целесообразно использовать, если сложившуюся в выбранном периоде времени тактику закупок можно считать образцовой. А пропорции позволяют учесть планируемые изменения объемов потребления номенклатуры.

Оптимальный размер заказа. Данный способ соответствует послед нему, третьему варианту метода планирования по точке заказа, рассмотренному в предыдущем разделе. Информация о точке заказа рассчитывается на основании данных о продажах товаров за анализируемый период (графы «Дата нач.» и «Дата кон.»). В полях «% значения точки заказа» и «% страхового запаса» вносятся поправочные коэффициенты учета фактического объема отпуска номенклатуры со склада (в процентах), в графе «Склад» можно указать конкретный склад. Таким образом, с помощью граф «% значения точки заказа» и «% страхового запаса» можно учесть тенденцию увеличения или уменьшения потребления комплектующей, если она известна.

Конфигурация автоматически рассчитывает максимальное ежедневное потребление, среднее ежедневное потребление и срок доставки (время доставки от основного поставщика номенклатуры). Размер точки заказа рассчитывается как среднее потребление, умноженное на время доставки. Страховой запас исчисляется как разница максимального и среднего потребления, умноженная на время доставки.

Анализ точки заказа

Необходимость формирования новых заказов на материалы и комплектующие по методу точки заказа проверяется отчетом «Анализ точки заказа».

Результат анализа будет отображен в графе «Необходимый объем покупки».

По результатам анализа пользователь может сформировать заказы поставщикам.

Границы применимости метода планирования по точке заказа

Метод планирования поставок по точке заказа не обладает точностью и надежностью методов сводного планирования, которые были рассмотрены в главе 4.

С одной стороны, необходимость использования страховых запасов, предусмотренная методом, приводит к лишним затратам на хранение и частичному замораживанию оборотных средств. С другой стороны, никакие страховые запасы не спасут в ситуации, когда номенклатура поставок меняется принципиально вследствие изменения производственной программы.

Простое поточное производство

Метод планирования поставок по точке заказа целесообразно применять при частичном внедрении конфигурации «Управление производственным предприятием», когда механизмы сводного планирования, рассмотренные в главе 4, не используются. (Вместо них могут использоваться механизмы бюджетирования, рассматриваемые в главе 9). Такие варианты использования конфигурации возможны на предприятиях с простым поточным производством, со стабильными объемами выпуска и неизменной номенклатурой.

Дешевая номенклатура для нужд производства

Метод планирования по точке заказа целесообразно применять для обеспечения производственной деятельности в части управления запасами недорогих и массово используемых номенклатурных позиций. Это связано с тем, что затраты труда высококвалифицированных пользователей на управление запасами таких материалов с использованием точных методов сводного планирования могут быть неоправданно высоки в сравнении с издержками, связанными с приобретением и хранением избыточных запасов дешевой номенклатуры.

В первую очередь это относится к планированию поставок вспомогательных материалов, нормы расхода которых могут даже не прописываться в спецификациях: растворители, разбавители и смывки, лаки и клеи, ветошь, шлифовальные шкурки, сварочные и паяльные материалы и т. д.

Кроме того, метод планирования по точке заказа можно применять для управления поставками простых материалов и мелких деталей, которые массово используются в производственной деятельности предприятия: гвозди, шурупы, винты, болты, гайки, стяжные хомуты и т. п. Благодаря этому при составлении спецификаций соответствующие позиции номенклатуры могут не указываться, что приведет к дополнительному сокращению трудозатрат на заполнение информационной базы.

В справочнике «Номенклатура» подобные материалы и детали целесообразно выделить в отдельные группы, чтобы при планировании поставок с использованием разных методов можно было использовать механизм отбора.

Торговля товарами массового спроса

Предприятие может заниматься несколькими направлениями деятельности (например, может производить велосипеды и параллельно торговать дополнительным оборудованием и сопутствующими спортивными товарами). Каждое направление деятельности может планироваться по- своему.

Для обеспечения торговой деятельности предприятия, особенно при торговле большим ассортиментом товаров массового спроса, целесообразно использовать планирование поставок по точке заказа. Причем можно применять следующую методику:

Текущее и среднесрочное планирование поставок товаров ведется с детализацией по номенклатурным группам, то есть укрупненно, с помощью подсистем сводного планирования (см. главу 4), или с использованием подсистемы бюджетирования (см. главу 9);

Планирование по точке заказа используется как механизм оперативного планирования и управления, для периодического формирования заказов поставщикам.

ПРИМЕЧАНИЕ

По сравнению с производственной деятельностью в торговой деятельности разумные границы применимости метода планирования поставок по точке заказа существенно шире.

Во-первых, покупательский спрос подвержен колебаниям, и пытаться прогнозировать его со сверхвысокой точностью бесполезно. В торговом бизнесе принципиально необходимо создавать страховые запасы по группам товаров массового спроса.

Во-вторых, если покупатель не обнаружит нужный ему товар, то тут возможны следующие варианты: 1) покупатель купит альтернативный товар; 2) покупатель решит дождаться поступления этого товара; 3) покупатель обратится в другой магазин или к другому поставщику. Последний вариант - наихудший для торгового бизнеса, означающий упущенную выгоду.

Но на производственном предприятии сбой в поставках может повлечь гораздо более серьезные последствия. Если производственная программа не будет обеспечена своевременными поставками лишь одной детали, то это может привести к простою оборудования и многих (или многих десятков) квалифицированных рабочих. А это уже будет означать не только упущенную выгоду, но и солидные убытки.